ADMINISTRACIÓN
Administración es el acto de administrar, gestionar o dirigir empresas, negocios u organizaciones, personas y recursos, con el fin de alcanzar los objetivos definidos.
Podemos generalizar diciendo que el término administración se refiere al funcionamiento, a la estructura y al rendimiento de las empresas u organizaciones que están al servicio de otros.
Enfocandonos en las personas o rol mejor dicho de quien estará a cargo de la administración; hablaremos de “Administrador”.
Administrador
El Administrador es la persona encargada de la planeación, organización, dirección y control de actividades, maneja óptimamente los recursos materiales, humanos financieros y tecnológicos que le son confiados, con la finalidad de conseguir los objetivos que la institución previamente se ha fijado.
Roles del Administrador
Interpersonales
-Cabeza visible de la organización.
-Líder de su unidad
-Enlace con la cadena de mando.
Informativos
-Receptor de información.
-Difusor de información.
-Portavoz.
Decisorios
-Mejoramiento.
-Manejador de crisis.
-Asignador de recursos.
-Negociador.
Proceso Administrativo
Un proceso administrativo se da como un flujo continuo y conectado de actividades de planeación, dirección y control, establecidas para lograr el aprovechamiento del recurso humano, técnico, material y cualquier otro, con los que cuenta la organización para desempeñarse de manera efectiva.
Este conjunto de actividades, está regido por ciertas reglas o políticas empresariales cuya finalidad es reforzar la eficiencia en el uso de dichos recursos.
Es aplicado en las organizaciones para lograr sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. La labor de los administradores y gerentes en este sentido es importante, se dice que el desempeño de los mismos se mide conforme el cumplimiento del proceso administrativo.
Las funciones del proceso administrativo son las mismas funciones da las diferentes etapas (planificación, organización, dirección y control) pero se diferencian de las mismas porque son aplicadas a los objetivos generales de la organización.
Funciones del Proceso Administrativo
Planeación
Es el primer paso a dar, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la dirección a seguir, qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién, cuándo y cómo lo va a hacer.
Para ello se siguen algunos pasos como:
● Investigación interna y del entorno (se pueden usar herramientas como las 5 fuerzas de Porter y el análisis FODA).
● Planteamiento de propósitos, estrategias y políticas y propósitos.
● Establecimiento de acciones a ejecutar a corto, medio y largo plazo.
Estudiosos del tema, afirman que la planificación abarca la definición de las metas organizacionales, el desarrollo de una estrategia general para alcanzar esas metas y la consecución de planes prioritarios para coordinar todas las actividades.
Concretamente esta función la debe ejercer el cuerpo administrativo de la empresa, y preverá los objetivos y metas para la empresa y los métodos que llevara a cabo.
De manera objetiva se establece un plan que contenga las futuras actividades a realizar, para ser implementado con previa visualización, tomando en cuenta detalladamente cada característica.
Las actividades más importantes de la planeación son:
Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo.Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a llevar a cabo.
Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros.
Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.
Implantar las condiciones de trabajo.
Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos.
Construir un plan general de logros acentuando nuevas maneras de desempeñar el trabajo.
Establecer políticas, métodos y procedimientos de desempeño.
Modificar los planes basados en el resultado del control.
Organización
Es el segundo paso a dar, constituye un conjunto de reglas a respetar dentro de la empresa por todos quienes allí laboran, la principal función en esta etapa es la coordinación. Después de la planeación el siguiente paso es distribuir y asignar las diferentes actividades a los grupos de trabajo que forman la empresa, permitiendo la utilización equitativa de los recursos para crear una relación entre el personal y el trabajo que debe ejecutar.
Organizar es utilizar el trabajo en busca de metas para la empresa, incluye fijar las tareas a realizar, quién las va a hacer, dónde se toman las decisiones y a quién deben rendir cuentas. Es decir, la organización permite conocer lo que debe hacerse para alcanzar una finalidad planeada, dividiendo y coordinando las actividades y proporcionando los recursos necesarios.
La labor que aquí se lleva está relacionada con las aptitudes (físicas e intelectuales) de cada trabajador a la vez con los recursos que posee la empresa.
La principal intención de la organización es detallar el objetivo asignado a cada actividad para que se cumpla con el mínimo gasto y con un grado máximo de satisfacción.
Las actividades más significativas de la organización son:
Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los diferentes puestos.
Subdividir las tareas en unidades operativas.
Escoger una potestad administrativa para cada sector.
Proporcionar los materiales y recursos a cada sector.Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por departamento.
Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto.
Suministrar facilidades personales y otros recursos.
Ajustar la organización basado en los resultados del control.
Dirección
Es el tercer paso a dar, dentro de ella se lleva a cabo la ejecución de los planes, la comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para alcanzar las metas de la empresa. En esta etapa es necesaria la presencia de un gerente con la capacidad de tomar decisiones, instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas de trabajo.
Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas que buscan mejorar su funcionamiento, la dirección es trata de lograr mediante la influencia interpersonal que todos los trabajadores contribuyan al logro de los objetivos.
La dirección se puede ejercer a través de:
● El liderazgo
● La motivación
● La comunicación.
Las actividades más significativas de la dirección son:
Ofrecer motivación al personal.Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones.
Considerar las necesidades del trabajador.
Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales.
Permitir la participación en el proceso de decisiones.Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.
Capacitar y desarrollar a los trabajadores para utilicen todo su potencial físico e intelectual.
Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo.
Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los resultados del control.
Control
Es el último paso que hay que dar, dentro de esta se lleva a cabo la evaluación del desarrollo general de una empresa, esta última etapa tiene la labor de garantizar que el camino que se lleva, la va a acercar al éxito. Es una labor administrativa que debe ejercerse con profesionalidad y transparencia.
El control de las actividades desarrolladas en la empresa ofrece un análisis de los altos y bajos de las mismas, para luego basado en los resultados hacer las diferentes modificaciones que sean factibles llevarse a cabo para corregir las debilidades y puntos bajos percibidos.
La principal función del control es efectuar una medición de los resultados obtenidos, compararlos con los resultados planeados para buscar una mejora continua. Por ello esta se considera una labor de seguimiento enfocada a corregir las desviaciones que puedan presentarse respecto a los objetivos planteados. Luego contrasta lo planeado y lo conseguido para desatar las acciones correctivas que mantengan el sistema orientado hacia los objetivos.
Las actividades más importantes del control son:
Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.
Contrastar los resultados contra estándares de desempeño.
Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos.
Definir e Iniciar acciones correctivas.
Discurrir medios efectivos para medir la operatividad.
Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición.
Transferir información detallada que muestre las variaciones y comparaciones efectuadas.
Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias.
Niveles de la Administración
De manera gráfica
El nivel institucional, gerencial o de conducción, es el más alto
Debe cumplir con todas las funciones del proceso administrativo: planear, organizar, dirigir y controlar. Por ejemplo, en este nivel se realizará la planeación estratégica con la correspondiente definición de los objetivos estratégicos y acciones a ser consensuadas y coordinadas con el nivel intermedio.
El nivel intermedio articula el nivel gerencial con el operativo
También suele denominarse mandos medios, y está integrado por los responsables de las distintas áreas o sectores de la organización.
El nivel operativo corresponde al nivel más bajo de la organización
Designado también nivel de supervisión o gerencia de primera línea. Los que se encuentran en este nivel reciben distintas denominaciones: capataces, jefes, supervisores, encargados, etc.
Habilidades del Administrador
Para poder gestionar administrativamente, debemos formarnos como administradores. Ello implica ir adquiriendo un conjunto de herramientas e instrumentos que nos permitan alcanzar el desempeño deseado o esperado.
En principio, para poder desempeñar su trabajo con éxito, todo administrador debe contar con tres tipos de habilidades que se vinculan a los niveles organizacionales: conceptuales, técnicas y humanas, que Ud. encontrará desarrolladas en la bibliografía obligatoria.
Las tres habilidades administrativas son importantes y deben encontrarse en todos los niveles gerenciales, tal como se presenta en el siguiente esquema:
Como se puede observar, en el nivel de gerencia de alta dirección o gerentes de alto nivel, la habilidad que predomina es la conceptual, luego le sigue la humana y por último la habilidad técnica. Esto es porque en ese nivel se desarrollan los planes estratégicos y, por lo tanto, se debe contar con la capacidad de ver a la organización en forma sistémica a fin de trazar un planeamiento que permita alcanzar los objetivos.
En el nivel de gerencias medias predomina la habilidad humana, luego le sigue la conceptual y por último la técnica. Como ya mencionamos al explicar las funciones que desempeñan los gerentes medios, éstos reciben de la alta gerencia los planes estratégicos, que deben ser transmitidos a los gerentes de primera línea, quienes colaboran en la construcción de los planes operativos.
Por último, en el nivel de gerencia de primera línea predominan las habilidades técnicas, ya que estos gerentes deben guiar el trabajo operativo de los empleados y supervisarlo, además de elaborar los planes operativos de acuerdo a los lineamientos dados por la gerencia media.
ORGANIZACIÓN
Una organización es un sistema social, formado con el fin de alcanzar un mismo objetivo en común. Como todo sistema, éste puede contar con subsistemas internos, que tengan asignados tareas específicas.
Tipos de Organizaciones
Con Fines de Lucro.
Sin fines de Lucro.
En cuanto a las estructuras de las organizaciones...
Organizaciones formales, que intentan de manera deliberada establecer un patrón de relaciones entre sus componentes, el que conducirá al logro eficaz del objetivo.
Organizaciones informales, que surgen espontáneamente en las actividades e interacciones de los participantes.
EMPRESA
El concepto de empresa refiere a una organización o institución, que se dedica a la producción o prestación de bienes o servicios que son demandados por los consumidores; obteniendo de esta actividad un rédito económico, es decir, una ganancia. Para el correcto desempeño de la producción estas se basan en planificaciones previamente definidas, estrategias determinadas por el equipo de trabajo.
El éxito de una empresa requerirá de objetivos claros y bien establecidos, además de una misión preestablecida. Por otra parte, estas deberán definir las políticas y los reglamentos según los cuales van a manejarse. Sin embargo, mas allá de las reglamentaciones que decidan en forma interna e informal, deberán regirse ante todo según las leyes que determinen la regulación de su actividad y funcionamiento en la jurisdicción en la que estas operen.
Quizás desde una perspectiva más técnica se la puede definir como una unidad socioeconómica. Según esta forma, la misma utilizará todos los recursos que estén a su alcance para transformar materia prima en un bien o servicio que pueda introducir en el mercado de oferta y demanda para obtener una utilidad.
Actividades de una Empresa
Estructura de una Empresa
La estructura de una empresa puede ser constituida de diferentes formas existiendo relaciones tanto jerárquicas (presidente, vicepresidente, directores, gerentes, etc.), como lineales. En estas últimas, no existirán cargos de mayor importancia que otros, por lo que todos los empleados gozaran de los mismos beneficios y serán instados a cubrir las mismas obligaciones.
Actualmente son muy comunes las llamadas PYMEs. La sigla corresponde a Pequeñas Y Medianas Empresas, lo cual nos indica que se trata de aquellas que si bien comparten la mayoría de las características con el resto de las empresas, tienen fundamentalmente una capacidad de producción y presupuesto limitado.
Pero además, una de las limitaciones más importantes es la ocupacional, es decir, su capacidad de contratar personal; y es de suma importancia dado que para el crecimiento de una empresa siempre será el capital humano un factor fundamental.
Áreas de la Empresa
Parte de las áreas funcionales de una empresa son las siguientes:
Dirección General
Auxiliar Administrativo
Administración y Recursos Humanos
Finanzas y Contabilidad
Publicidad y Mercadotecnia
Informática
Las áreas de la empresa, siempre serán indispensables, puesto que las actividades más importantes que se desempeñan para alcanzar los objetivos, son precisamente, planteadas y llevadas a cabo por cada departamento.
Generalmente una empresa está formada por al menos 5 a 6 áreas funcionales básicas: Dirección General, Administración y Recursos Humanos, Producción, Finanzas y Contabilidad, Publicidad y Mercadotecnia e Informática, pero puede estar formada por muchas más.
El número de áreas de la empresa dependerá del tamaño de la organización. En las pequeñas empresas las áreas funcionales se simplifican y se integran unas dentro de las otras.
Dirección General
Es un área considerada la cabeza de la empresa. Establece los objetivos y la dirige hacia ellos. Está relacionada con el resto de áreas funcionales, ya que es quien las controla.
En ¿Qué es un administrador? podrás conocer más acerca de las tareas que componen esta función, asimismo aprenderás cuáles son las habilidades y el perfil que se requiere para el cargo de director(a) general, administrador o gerente.
Auxiliar Administrativo
Se trata por lo regular de una persona encargada de auxiliar a dirección general y ser el filtro de información con mayor importancia o urgencia, además es el vínculo entre la dirección y los demás departamentos.
Administración y Recursos Humanos
Relacionada con el funcionamiento de la empresa. Es la operación del negocio desde contrataciones, hasta aplicación de campañas en el recurso humano.
Por lo general es el emprendedor o empresario quien se encarga de esta área funcional.
Producción
Lleva a cabo la producción de los bienes que la empresa comercializará. En otras palabras, este subsistema de operaciones o de producción tiene como objetivo la consecución de los bienes y servicios destinados a satisfacer las necesidades de mercado detectadas por el área de mercadotecnia o comercial.
Finanzas y Contabilidad
Es obligatorio que lleven un registro contable. Tendrá en cuenta todos los movimientos de dinero, tanto dentro como fuera de la empresa, además realiza el cálculo de pagos para los empleados que el departamento de recursos se encarga de levar acabo el pago o en algunas ocasiones también este departamento lo realiza sí se trata de depósito en banco. Las anteriores son sólo algunas de las funciones de la gerencia financiera o el departamento financiero de una organización empresarial.
Publicidad y Mercadotecnia
Se encarga de realizar las investigación en el mercado, determinar cuál será el siguiente producto o mantenimiento de producto para llegar a una negociación en el mercado, además, se encarga de mantener vínculos con el departamento de producción para que éste lleve a buen puerto los resultados obtenidos en la investigación.
Por otro lado, se encargará de realizar el mercadeo de los productos, posicionar en el mercado y presentar al mismo por medio de la publicidad. Esto, en resumen, y mucho más es lo que hace el departamento comercial o de marketing de una empresa.
Informática
Se encarga de mantener siempre en buen estado el funcionamiento técnico y tecnológico de la empresa para evitar que aquellas tareas que se realizan por medio de un servidor computacional esté en mal estado y no se lleven a cabo los objetivos de la empresa.
ENFOQUE SISTÉMICO DE LAS ORGANIZACIONES
El enfoque sistémico en la Administración de Recursos Humanos puede descomponerse en tres niveles de análisis:
Nivel de comportamiento social o bien conocido como macrosistemas el cual permite visualizar la compleja interacción entre este (ambiente y esta sociedad).
Nivel de comportamiento organizacional: como tal el sistema, el cual visualiza la organización como una totalidad.
Nivel de comportamiento individual: el cual permite conocer al individuo (intereses, motivación, aprendizaje, etc.).
Dentro de cada uno de estos niveles no implica más que hablar de una relación o cohesión existente entre el ser humano y el medio ambiente, quienes están en constante cambio con la finalidad de obtener mayor productividad para el beneficio de la sociedad.
¿Qué es un sistema?
De acuerdo al autor Idalberto Chiavenato un sistema “es un conjunto de elementos, relacionados de modo dinámico, que desarrollan una actividad para alcanzar determinado objetivo o propósito”.
En sí se dice que todo sistema lo que necesita son recursos, material, energía, los cuales por lo general son obtenidos del medio ambiente que rodea al ser humano, y que a su vez le permitirá obtener de ellos lo que conocemos como insumos o entradas que posteriormente serán procesados o transformados de tal manera que dará como resultado salidas o recompensas a la organización.
Cabe destacar que todo sistema siempre funciona y gira entorno a un ambiente, debido a que es un ciclo básicamente en donde el medio ambiente da los materiales o insumos necesarios para la existencia.
De acuerdo a este mismo autor los sistemas pueden clasificarse de la siguiente manera: sistemas cerrados o abiertos, los primeros se dan según el modo como interactúan con el ambiente; que a su vez tienen pocas entradas y salidas para con el ambiente, es decir, no existe una correlación entre ambiente e insumos (es nula). Los segundos se refieren a los sistemas abiertos, estos son totalmente contrarios a los sistemas abiertos debido a que existe una estrecha relación entre el ambiente e insumos, es por ello que se le denomina orgánico porque existe una relación dinámica con el ambiente, donde se reciben insumos, los transforma y elabora productos. Este tipo de sistemas modifica la estructura y procesos de sus componentes internos con la finalidad de adaptarse al ambiente.
La Teoría de Sistemas
La teoría de sistemas presenta un modelo conceptual que permite efectuar simultáneamente el análisis y la síntesis de la organización en un ambiente complejo y dinámico.
Retomando lo anterior un sistema dependerá de que tanto nos puede proporcionar un ambiente para obtener de este los beneficios que requiere la organización el cual se basa en el sistema abierto donde lo más importante son las entradas que pueden ser tanto personas, materiales y dinero, entre otras que a través de éstas se transforman y elaboran diversos productos para la sociedad en general.
Basados en la teoría de sistemas Kart y Kahn desarrollaron un modelo de organización más amplio y complejo.
De acuerdo con este modelo, “la organización presenta las siguientes características típicas de un sistema abierto: importación- transformación- exportación de energía, los sistemas son ciclos de eventos, entropía negativa, información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación, estado de equilibrio y homeostasis dinámica, diferenciación, equifinalidad y límites o fronteras”.
Teoría de la Contingencia
Las investigaciones mostraron que las propuestas de las teorías vigentes cambiaban de una situación a otra, puesto que las organizaciones y los subsistemas eran únicos.
Concepto
El enfoque contingente o teoría de las contingencias aplicado al estudio de las organizaciones es una concreción de la teoría general de sistemas y se basa en la consideración de las posibles contingencias o condiciones del entorno de la organización para establecer, en función de las mismas, el diseño estructural o las acciones administrativas más adecuadas a cada situación o caso.
La tarea del administrador consistirá aquí en identificar los factores contingentes que definen una situación dada, observar cómo interaccionan entre ellos y con la situación, y tratar de encontrar la respuesta administrativa más adecuada o ajustada a ese conjunto de variables concretas.
En definitiva, identificar la técnica que mejor servirá para alcanzar las metas deseadas en una situación, en unas circunstancias y en un momento concretos.
Variables de contingencia
Tamaño de la organización: el número de personas en una organización ejerce una gran influencia en lo que los gerentes hacen. Conforme el tamaño se incrementa, aumentan los problemas de coordinación
Tecnología de operaciones: diferentes tipos de tecnología requieren unas estructuras, estilos de liderazgo y sistemas de control diferentes
Incertidumbre del entorno: el grado de incertidumbre provocado por los cambios políticos, tecnológicos, socioculturales y económicos tienen efectos en el proceso administrativo. Lo que funciona mejor en un entorno estable y previsible puede ser inapropiado en un ambiente cambiante e imprevisible.
Diferencias individuales: las personas difieren en cuanto a su deseo de crecer, autonomía, tolerancia a la incertidumbre y expectativas. Tales diferencias son esenciales cuando el gerente selecciona técnicas de motivación, estilos de liderazgo y diseño de puestos.
Análisis de contingencia.
Esquemas de relaciones.
El punto de vista de contingencia sugiere que hay esquemas adecuados de relaciones para los distintos tipos de organizaciones y que puede mejorarse el entendimiento de cómo interactúan estas importantes variables.
Así, el análisis de contingencia podría llevarnos a unas conclusiones generales sobre estos esquemas de relaciones:
La forma de organización estable-mecánica es más adecuada cuando se aplica lo siguiente:
El medio ambiente es relativamente estable y seguro.
Los objetivos están bien definidos y se mantienen.
La tecnología es relativamente uniforme y estable.
Hay actividades rutinarias y la productividad es el objetivo primordial.
La toma de decisiones es programable y los procesos de coordinación y control tienden a permitir un sistema jerárquico estructurado de manera estricta.
La forma de organización adaptable-orgánica es más adecuada cuando se aplica lo siguiente:
El medio ambiente es relativamente incierto e inestable.
Los objetivos son diversos y cambiantes.
La tecnología es compleja y dinámica.
Hay muchas actividades no rutinarias en las que son importantes la creatividad y la innovación.
Se utilizan procesos heurísticos de toma de decisiones, el control y la coordinación se producen mediante ajustes recíprocos.
El sistema es menos jerárquico y factible.
ROL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN
En la era actual la economía se ha globalizado, por lo que los mercados y los consumidores cambian constantemente. Es necesario que las organizaciones se transformen a la par de la evolución, con el fin de proveer mejores productos y servicios con un valor agregado que los diferencie de los competidores.
Teniendo claro cuáles son las operaciones prioritarias, objetivos estratégicos, procesos involucrados y las personas que intervienen en cada uno de ellos, se podrán definir las tecnologías que le darán sustento a la organización.
La implantación de un sistema debe ser una decisión no sólo de la alta dirección, sino también de los dueños de los procesos y de los usuarios clave que los utilizarán.
Es por eso importante pensar que el implementar soluciones en la organización, implica un cambio en todos los niveles de la empresa. Por otra parte, las decisiones no sólo deben de dejarse única y exclusivamente a niveles de las áreas de sistemas o informáticas. Es necesario que para alcanzar el éxito, todas las áreas de la organización se encuentren totalmente involucradas, ya que los grandes cambios no se consiguen si únicamente se encuentra involucrada una sola área.
Lo sistemas de información se han vuelto esenciales para ayudar a las organizaciones a enfrentar los cambios. Para éstas, los sistemas de información no son simplemente un útil instrumento o una herramienta de apoyo, sino más bien son la parte medular de la organización.
Conclusión
La importancia del proceso administrativo reside en la previsión de los hechos futuros y el control adecuado de los recursos en forma ordenada.
Es necesario que las reglas, políticas y las actividades de cada proceso se apliquen de manera efectiva y en línea con los objetivos y metas de la empresa, para de esta forma mantener la eficiencia del sistema y por ende la rentabilidad y beneficio económico.
Mas allá de todo, las organizaciones son convenios voluntarios entre personas que desarrollan una tarea específica, formando un sistema y obteniendo beneficios por ello.
Ya sea si hablamos de organización de eventos, organización escolar, organización empresarial, organización doméstica o de la organización que se nos ocurra; en todas éstas el concepto de las mismas se desarrolla en forma tal que las personas interactúan y se interrelacionan, ordenadamente y dividiendo las tareas, estableciendo normas de trabajo y convivencia, todo para perseguir metas prefijadas con antelación en el planeamiento empresarial.
Queda mas que explícito que el funcionamiento de la organización es un sistema donde cada parte representa un pequeño subsistema y es necesario la correcta integración de cada uno para lograr el objetivo. También los roles del administrador(gerente) dependerá del nivel en que se encuentre y el tipo de planificación.
Bibliografía
Chiavenato Idalberto, “Administración de Recursos Humanos”, Quinta edición McGraw Hill, páginas 699.
HAROLD KOONTZ –HEINZ WHIHRICH –MRK CANNICE: “Administración una perspectiva global y empresarial” –14º Edición. Editorial Mc Graw Hill
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